Ob im Kundengespräch, am Telefon oder im Team – Kommunikation entscheidet über Erfolg oder Missverständnis.
Gerade in Assistenz- und Verwaltungsberufen ist es entscheidend, klar, freundlich und professionell zu kommunizieren.
Gute Kommunikation schafft Vertrauen, stärkt Beziehungen und reduziert Stress.
Sie beginnt nicht beim Reden – sondern beim Zuhören.

„Wie du sprichst, bestimmt, wie du wahrgenommen wirst.“

Mikrokommunikation: Körpersprache und Tonfall richtig nutzen

Mikrokommunikation bezeichnet alle kleinen, unbewussten Signale in der Kommunikation:
Mimik, Gestik, Stimme, Haltung, Wortwahl und sogar Pausen.

Diese feinen Nuancen entscheiden oft darüber, ob dein Gegenüber sich verstanden fühlt oder nicht.

Beispiele aus dem Büroalltag:

Ein kurzer Blickkontakt signalisiert Interesse.

Ein ruhiger, offener Ton schafft Vertrauen.

Lächeln hört man auch am Telefon.

Tipp: Achte auf deine „nonverbalen Gewohnheiten“ – sie sprechen lauter als Worte.

Telefonkommunikation: Klar, freundlich, verbindlich

Das Telefon ist oft der erste Kontaktpunkt mit einem Unternehmen.
Ein sympathischer Tonfall und eine klare Struktur machen sofort einen professionellen Eindruck.

Grundprinzipien guter Telefonkommunikation:

Begrüßung mit Namen und Lächeln in der Stimme.

Klar sprechen, nicht zu schnell.

Aktiv zuhören, Verständnis zeigen.

Notizen machen, Rückfragen stellen.

Freundlich verabschieden.

Beispiel:
„Guten Tag, Sabrina Redenius von der Württembergischen Versicherung, was kann ich für Sie tun?“
→ kurz, klar, verbindlich.

Empathie ist die Sprache, die jeder versteht

Kommunikation ist mehr als Informationsaustausch.
Es ist Verbindung.
Empathie – also das Einfühlen in andere – macht Gespräche menschlich.

Besonders im Kundenkontakt gilt:
Menschen merken, ob du sie wirklich wahrnimmst.
Ein kurzer Moment ehrlicher Aufmerksamkeit kann den gesamten Gesprächsverlauf positiv verändern.

„Wenn du mit Menschen sprichst, sprich nicht nur zu ihren Ohren – sprich zu ihrem Gefühl.“

Die Psychologie hinter der Kommunikation

Jede Kommunikation verläuft auf zwei Ebenen (nach Friedemann Schulz von Thun):

Sachebene – was gesagt wird

Beziehungsebene – wie es gesagt wird

Studien zeigen, dass über 80 % unserer Wirkung nonverbal entsteht (Tonfall, Mimik, Körpersprache).
Das bedeutet: Selbst die besten Argumente erreichen niemanden, wenn die Beziehungsebene gestört ist.

Wer achtsam kommuniziert, führt Gespräche souverän und stressfrei – eine Schlüsselfähigkeit im modernen Büroalltag.

  🪶 Fazit 

Kommunikation beginnt bei dir

Echte Kommunikationsstärke entsteht, wenn du dich selbst kennst – deine Wirkung, deine Worte, deine Haltung.
Wer bewusst kommuniziert, beeinflusst nicht nur, wie andere einen wahrnehmen,
sondern auch, wie ruhig und sicher man sich selbst fühlt.